9 november, 2021

Hur formar vi det hybrida arbetslivet på bästa sätt? Organisationspsykologen menar att lösningen stavas flow. Och för att nå dit kan kontoret vara viktigare än någonsin.

Hur skapar man framtidens hybrida arbetsplats? Du får det enkla svaret först. Vill ni sömlöst förena det sprudlande huvudkontoret med hundratals laptoppar i sweatpantsbeklädda knän utspridda över hela stan? Ge då nästa års kontorsbudget till en höjdrädd simhoppare, acceptera hans totala kreativa frihet och håll tummarna.

Okej, Adam Grant må ha varit endast en misslyckad mollbergare från ungdoms-OS, men det är inte därför han är så eftertraktad just nu. Det är för att han är världens mest kända organisationspsykolog i en tid då organisationspsykologer är snudd på rockstjärnor. Det svåra svaret på frågan hur man skapar framtidens hybrida arbetsplats, är att inte ens Grant sitter på det. Men han har en idé. Den stavas flow.

– I början av pandemin upptäckte forskare att det som gör att vi mår bra på jobbet är flow. Begreppet myntades av psykologen Mihály Csíkszentmihályi och betyder den där känslan av att vara i zonen. När man är uppslukad av sin uppgift och tid och rum upphör att existera, berättar Adam Grant.

Han fortsätter med att förklara att du kan uppnå flow helt ensam. Men det är svårt. Under pandemin har vi nämligen gått från stora planer för vår nyfunna extra tid (”Nu ska jag passa på att gå en kurs och utvecklas”) till att sakta tyna bort litegrann (”Ska jag ta byxor på mig idag?”).

Ska du uppnå äkta flow, som gynnar både dig och företaget på lång sikt, krävs det att du är aktiv i den riktiga världen. Tillsammans med andra. Fysiskt och digitalt. Det vill säga, det hybrida kontoret. Adam Grant har identifierat tre steg som leder till äkta flow. Vi återkommer till dem.

Att jobba hemifrån är inte alltid bäst för vare sig person eller företag

Vill vi tro på professor Grant bör vi alltså fokusera på hur varje medarbetare uppnår flow. Inte på hur många dagar vi jobbar hemifrån, eller vilken färg vi ska ha på väggarna i mötesrummen. Människan först, det praktiska sedan. Det menar antropologen Katarina Graffman, som följt arbetslivet på tre stora svenska företag under våren 2021.

– Nu måste vi titta på hur olika personer ska jobba. Det är inte längre konstigt att vi jobbar helt flexibelt, att detta gör oss både mer produktiva och välmående. Undantaget har blivit regeln. Men det är samtidigt en balansgång. Att jobba hemifrån är inte alltid bäst för vare sig personen eller företaget, säger hon.

Det skiljer sig till exempel stort mellan nyexaminerade respektive seniora medarbetare. De förstnämnda behöver mer coachning. De har större behov av sammanhang och företagskultur. En vanlig kommentar bland unga studenter som ska ut i arbetslivet är att de ser fram emot att få gå till ett kontor. Det är självklart när man tänker på det. Hur skulle du själv må om du var ny på ett jobb men blev fast i din lägenhet på 26 kvadrat? I bäddsoffan. Sittandes som en ostbåge framför soffbordet.

Enligt institutet WFH Research säger 32 procent av amerikanerna att de aldrig vill gå tillbaka till kontoret (framför allt småbarnsmammor). Samtidigt vill 21 procent aldrig jobba på distans (framför allt ensamstående). Samma tendens syns i Kairos Futures rapport ”Mid-Corona: Livet på andra sidan, 2021” där framför allt kvinnor och människor ”mitt i livet” anser att det blivit viktigare att kunna jobba hemifrån.

– De som har jobbat ett tag har lärt sig konsten att arbeta. För dem kanske det funkar jättebra att jobba hemifrån. Men unga behöver få komma in i en arbetskultur. Det här pratar man väldigt lite om, att det är en dålig idé att ha ett generellt sätt att hybridjobba. Man behöver dela upp det beroende på individ. Det blir ett intensivt uppdrag för alla mellanchefer, säger Katarina Graffman.

Att ge sina medarbetare frihet

Nicolas Neumann är ett praktexempel på vad det innebär att ”dela upp det beroende på individ”. Hans berättelse börjar redan i tidiga tonår hemma i Buenos Aires. Med lätt autism hade Nicolas svårt med det sociala. Skolan passade inte honom. Han hoppade av skolan och utbildade sig hemifrån i stället. Han lärde sig programmera via kurser på nätet. Där hittade han sitt flow. Han lyckades så bra med det att han fick jobb på den tyska mjukvarujätten SAP. På ekonomiavdelningen hanterade han tusentals fakturor per dag. Manuellt. Så han fick en idé. Han kunde skapa ett program som automatiserar processen.

Forskning säger att när chefer ger medarbetare frihet ökar chansen att de breddar sin roll. De tar mer initiativ och genomför fler idéer.

SAP sa: ”Visst, kör på” och gav Nicolas en dag i veckan att utveckla sitt program. Resultatet var häpnadsväckande. Nicolas förvandlade tre dagars administration till något som tog minuter att genomföra (!). Innovationen ledde till att han vann SAP Hasso Platter Founders Award 2019. Det var första gången priset gick till en individ och inte ett team.

Att organisera arbetet i en hybrid värld

“Nicolas-effekten” – eller flow – kan verkligen frodas i en hybrid värld. I en värld där många jobb gått från att vara komplicerade till att bli komplexa. Där arbetet allt oftare utförs i vad Mats Tyrstrup kallar ”de organisatoriska mellanrummen”. Mats är forskningsledare på den
akademiska tankesmedjan Leading Health Care och en av Sveriges främsta experter inom
organisation och ledarskap.

– Industrisamhället var komplicerat, men inte komplext. Ett Boeing 787-flygplan är väldigt komplicerat men uppträder på ett rimligt och förutsägbart sätt. Ett komplext system är däremot inte förutsägbart, som till exempel orkanen Katrina eller vädret i stort, säger han och fortsätter:

– Det vi kallar management, den dominerande formen för verksamhetsledning idag, är en utmärkt idé i en komplicerad värld. Med hierarki, befattningar, chefer och medarbetare. Men den modellen blir besvärande när vi lever i en komplex värld. I en komplex värld fungerar det bättre när chefen säger ”visst, kör på”.

– Management bygger på planering, produktionsplaner och deadlines. Men när vi jobbar mer i de organisatoriska mellanrummen samarbetar vi inte bara inom vår egen organisation. De icke-linjära värdeskapande processerna mellan olika aktörer blir fler och fler.

Hur kommer platser och kontor in i bilden då? När behöver vi träffas? Du kan dela in arbetet i två delar, enligt Mats. Du organiserar ditt arbete – och du utför det. Och du behöver hitta flow i båda delarna. I en komplex och hybrid värld behöver vi lägga mer tid på att organisera vårt arbete. Det är också där Mats Tyrstrup ser kontoret som en ovärderlig plats.

– Mycket går att sköta virtuellt i kommunikation. Men när det kommer till kreativitet och samsyn, då behöver vi träffas. Det finns en grundprocess som alltid kommer att kräva en plats där vi kan samlas fysiskt. En plats som är utformad för dessa kreativa skeenden. Vi behöver organisera oss, jobba med en brief och vara i samma rum. Sedan kan det vara så att vi efter detta lika gärna kan åka hem och utföra jobbet.

Det som motiverar oss mest på jobbet

Det är inte så konstigt att 51 procent i Kairos Futures rapport säger att det blivit svårare med samarbete och relationer när man jobbar mycket hemifrån – jämfört med att arbeta på kontoret. Du kan uppnå flow var som helst, men äkta flow kräver som sagt något mer. Det finns nämligen inga ensamma genier. Det är en myt.

Så vilka var Adam Grants tre nycklar till äkta flow? Han kallar dem mastery, mindfulness och mattering. Psykologer har konstaterat att det som gör oss glada och motiverar oss mest på jobbet är en känsla av framsteg. I västvärlden bygger vår lycka mer på hur våra projekt går idag, är på hur de gick igår. Flow har en framåtrörelse. Men mastery behöver inte vara en stor prestation, det kan vara små segrar.

För att lyckas med små segrar krävs mindfulness. Att du kan fokusera fullt ut på en enda uppgift. Vi är dåliga på det idag. I genomsnitt kollar vi vår mejl 74 gånger per dag och byter uppgift var tionde minut. Eller som Adam uttrycker det: ”Det kallas ’tidskonfetti’ när vi tar det som skulle kunna vara meningsfulla ögonblick i våra liv och strimlar dem i små, värdelösa bitar. Vi borde behandla störningsfri tid som en skatt, och vakta den.”

Kontoret viktigare än någonsin

Mastery och mindfulness kan skapa flow, men det är det tredje steget som förvandlar det till äkta flow – mattering. Det är vetskapen om att du gör skillnad för andra människor. Tänk på de människor som skulle ha det sämre om ditt jobb inte existerade. De ger ditt jobb betydelse. Du behöver veta deras namn, ansikten och historia. Du kan finna äkta flow i projekt som gynnar dem.

I denna tid av individualism, där vi byter jobb ofta, flyttar mer och jobbar på distans skaffar vi oss färre jobbarkompisar än förr. Det gör kontoret kanske viktigare än någonsin för social samvaro, samarbete, mattering. För flow.

Det är svårt att beröra någon via Teams, eller som psykologiprofessor Jane Dutton på University of Michigan uttrycker det:

”Jag älskar tanken på att vi, i varje interaktion vi har med en annan människa, kan lämna ett avtryck som gör den människans tillvaro lite bättre.”

Eller som Katarina Graffman såg i sina studier:

När individen ges frihet och egenansvar inom en organisations givna ramar, uppstår ett större intresse för organisationen och dess medarbetare som helhet.

Text: Robert Långström